Wie CFOs im Mittelstand das Excel Chaos beenden und ihr Reporting verbessern
Kennen Sie das? Ihr Controlling gleicht einer nächtlichen Flugreise durch dichten Zahlen Nebel. Überall sind Excel Tabellen, widersprüchliche Zahlen aus verschiedenen Abteilungen und kaum klare Sicht nach vorn. In vielen mittelständischen Unternehmen kämpfen CFOs genau mit diesem Excel Chaos und isolierten Dateninseln. Entscheidungen fühlen sich an wie Blindflug und notgedrungen verlässt man sich aufs Bauchgefühl, weil ein verlässliches Cockpit für Kennzahlen fehlt. Gleichzeitig wächst der Druck von außen. Neue Regulierungen wie die CSRD Richtlinie erzwingen zusätzlichen Aufwand im Berichtswesen, während Margen unter Druck stehen. Dieser Artikel beleuchtet konkrete Probleme, mit denen Mittelstands CFOs täglich ringen (von Zettelwirtschaft bis fehlendem Frühwarnradar), analysiert Ursachen und Folgen und zeigt Lösungsprinzipien auf, ohne bloß Tools zu vergleichen. Am Ende steht kein Produkt, sondern ein Denkanstoß: „Was wäre, wenn Ihr Reporting nicht nur zurückblickt, sondern vorausschaut?“
Excel Chaos und Dateninseln, wenn aus Klarheit Chaos wird
Im Mittelstand ist Excel oft das Controlling Werkzeug Nr. 1, altbewährt, aber gefährlich. Laut einer aktuellen Studie nutzen 66 % der Unternehmen Excel zur Erstellung von Berichten. Die Folge sind zahllose Dateien und manuelle Konsolidierung, welche eine wahre Zettelwirtschaft erzeugen. Jeder Bereich führt eigene Tabellen, die nicht zusammenpassen. Statt Einheitlichkeit herrscht Durcheinander und statt Klarheit herrscht Chaos. Oft liegt das an verteilten Dateninseln ohne Verbindung zueinander. Die Finanzabteilung rechnet mit anderen Zahlen als die Produktion, der Vertrieb hat wieder eigene Listen. Für den CFO bedeutet das stundenlange Jagd nach dem „einen“ richtigen Wert. Entscheidungen werden vertagt oder auf unsicherer Basis getroffen, weil niemand durch den Zahlendschungel blickt.
Diese Fragmentierung ist nicht nur zeitraubend, sondern riskant. Studien zeigen, dass fast 9 von 10 Tabellenkalkulationen Fehler enthalten. Mit jeder manuell verknüpften Datei steigt die Fehleranfälligkeit exponentiell, seien es Tippfehler, Formel Pannen oder veraltete Links. Kein Wunder, dass ein Branchenreport bereits prophezeit: „Die Tage der verschachtelten Excel-Tabellen scheinen endgültig gezählt.“ Moderne CFOs können es sich nicht leisten, kritische Entscheidungen auf unsicheren Excel Modellen aufzubauen. Wenn Finanzberichte per Copy/ Paste in E-Mails kursieren, leiden Datenqualität und Vertrauen.
Ursache sind historisch gewachsene IT Landschaften im Mittelstand welche dieses Chaos begünstigen. Ohne zentrales Datenmodell werkeln Abteilungen isoliert, ERP hier, Insellösungen dort, dazwischen Excel als Klebstoff. Auswirkung ist, dass der CFO im Zahlen Nebel steckt. Es gibt keine gemeinsame „Single Source of Truth“, stattdessen ständiges Nachfragen, Abstimmen und Korrigieren. Lösung beudeuet raus aus dem Nebel! Die Grundlage muss ein integriertes Datenmodell sein, das alle wichtigen Quellen vereint. Wird aus Dateninseln ein verbundenes Ganzes, verschwinden Widersprüche. Ein konsistentes Datenfundament schafft Transparenz und am Ende schauen alle auf dieselben Zahlen. Automatisierte Schnittstellen statt manueller Exporte sorgen dafür, dass aktuelle Informationen in Echtzeit verfügbar sind. So gewinnt der CFO klare Sicht, die Voraussetzung, um weitere Probleme anzugehen.
(Zwischenfazit: Datenchaos im Controlling ist kein Schicksal. Mit einer zentralen Datenbasis und ersten Automatisierungsschritten lässt sich die Excel Zettelwirtschaft bändigen. Als Nächstes muss geklärt werden, wohin die Reise eigentlich gehen soll. Sprich, welche Kennzahlen den Kurs vorgeben.)
Unklare KPIs, Blindflug im Kennzahlen Cockpit
Viele CFOs im Mittelstand haben zwar Unmengen an Daten, aber kaum brauchbare Kennzahlen. Ohne klare KPI Definition gleicht das Steuern des Unternehmens einem Piloten ohne funktionierende Instrumente, etwa wie ein Blindflug. Mal ändern sich die Metriken von Monat zu Monat, mal existieren zu viele widersprüchliche KPIs. Das Ergebnis ist, man ist versucht, Entscheidungen nach Bauchgefühl zu treffen, weil kein Cockpit mit verlässlichen Anzeigen vorhanden ist. Doch reines Bauchgefühl reicht längst nicht mehr aus. Wenn jeder Bereich andere Erfolgsindikatoren nutzt, fehlt dem CFO der gemeinsame Kompass.
Stellen Sie sich vor, in Ihrem Management Meeting fragt der CEO: „Erreichen wir unsere Produktionsziele?“. Die Produktionsleitung präsentiert eine Zahl, der Vertrieb eine andere und Sie selbst haben noch ein drittes Reporting. Welche ist richtig? Solche unklaren KPIs untergraben die Glaubwürdigkeit des Controllings. Zudem verzettelt sich das Team in Diskussionen über Zahlenquellen, anstatt über Maßnahmen zu sprechen. Oft wurden Kennzahlen historisch ohne Gesamtbild gewachsen, man spricht dann von einem KPI Overkill ohne Priorisierung. Man misst alles Mögliche, aber wenig davon steuert wirklich die Firmenziele.
Die Ursache liegt in einer fehlenden Fokussierung und Abstimmung auf strategische Ziele. Im Tagesgeschäft wurden immer neue Zahlen erhoben, ohne alte zu hinterfragen. So entsteht ein Wildwuchs an Berichten. Das hat Auswirkung darauf, dass das Management im Dunkeln steuert. Wichtige Warnsignale gehen im Rauschen unter, während unwichtige Kennzahlen Aufmerksamkeit binden. Entscheidungen „nach Gefühl“ bergen hohe Risiken. Chancen werden verpasst oder Ressourcen falsch allokiert. Eine klare Lösung, wäre “weniger ist mehr”. Priorisieren Sie Ihre KPIs und richten Sie diese konsequent an der Strategie aus. Identifizieren Sie die Top 5 Kennzahlen, die den Unternehmenserfolg am stärksten beeinflussen, auf Finanz- und Operativseite. Stellen Sie sicher, dass deren Definition unternehmensweit einheitlich ist. Ein Kennzahlen Cockpit, sei es ein Dashboard oder Bericht, sollte genau diese fokussierten KPIs wie Höhenmesser, Kompass und Radar anzeigen. So sehen alle Verantwortlichen auf einen Blick, wo das Unternehmen steht. Die Verständlichkeit steigt, Diskussionen werden faktenbasiert. Wichtig ist dabei die Transparenz bis zur Basis. Moderne Controlling Systeme erlauben Drill Down bis auf Belegebene, sodass Hintergründe sofort geklärt werden können. Wenn jeder versteht, was gemessen wird und warum, verschwinden Bauchentscheidungen von selbst. Klar definierte KPIs holen den CFO aus dem Blindflug, das Cockpit liefert wieder verlässliche Anzeigen.
Langsame Monatsabschlüsse, Reporting im Rückspiegel
Während die Geschäftswelt immer schneller dreht, hinkt das Reporting in vielen Mittelstandsunternehmen hinterher. Der Monatsabschluss dauert ewig, oft sind zwei Wochen vergangen, bevor der Bericht final ist. Bis dahin ist das Zahlenwerk veraltet, und das Unternehmen fährt praktisch im Rückspiegel, anstatt durch die Frontscheibe. Für CFOs bedeutet das Stress und Überstunden. Wichtige Auswertungen entstehen unter hohem Zeitdruck, Nachts und am Wochenende, weil Daten manuell gesammelt und geprüft werden müssen. Kein CFO mag den Satz hören: „Wir können die Zahl erst liefern, wenn der Monatsabschluss fertig ist.“ Doch genau das ist Realität, wenn Automatisierung im Controlling fehlt.
Ursache liegt bei zu vielen manuelle Schritten im Abschlussprozess. Wenn Buchungen, Abstimmungen und Konsolidierungen größtenteils in Excel erfolgen, dauert jeder Abschlusslauf lange. Unterschiedliche Kontenpläne in Tochtergesellschaften, Fehlerkorrekturen in letzter Minute und Abstimmungsrunden per E-Mail ziehen den Prozess in die Länge. Oft fehlen zudem personelle Kapazitäten, das Team ist klein, Fachkräftemangel verstärkt den Engpass. Das hat zur Folge, dass Entscheidungen nur rückblickend getroffen werden. Statt proaktiv zu steuern, analysiert das Management die Vergangenheit, während neue Probleme längst aufziehen. Chancen zur kurzfristigen Kurskorrektur bleiben ungenutzt, weil Kennzahlen zu spät auf dem Tisch liegen. Zudem leidet die Finanzabteilung selbst. Dauerstress und Frust über die immer gleichen Excel Marathons mindern die Motivation.
Eine Lösung um das Reporting zu verbessern heißt hier vor allem beschleunigen und entlasten. Automatisieren Sie repetitive Abläufe, wo immer möglich, von der Buchhaltung bis zur Berichterstellung. Das fängt bei der digitalen Belegverarbeitung an und hört bei der konsistenten Datenmodellierung für Abschlüsse auf. Wenn Schnittstellen zwischen Systemen nahtlos spielen, können Zahlen direkt aus Vorsystemen ins Reporting fließen, ohne manuelles Nacharbeiten. Viele Unternehmen automatisieren daher bereits ihre Buchhaltungs- und Abrechnungsprozesse, 94 % der CFOs planen oder tun dies schon. Nutzen Sie Workflow Tools oder geeignete ERP/BI Software, um den Monatsschluss mit Checks und Freigaben zu beschleunigen. Controlling automatisieren bedeutet, der Rechner erledigt Routinen, der Mensch nutzt die freiwerdende Zeit für Analyse. Wenn ein Großteil der Standardberichte per Knopfdruck vorliegt, gewinnen Sie wertvolle Tage. Ein Fast Close (schneller Monatsabschluss) ist kein Selbstzweck, er verschafft dem CFO die Möglichkeit, frühzeitig auf Trends zu reagieren. So wird aus dem rückblickenden Reporting mehr ein aktives Steuerungsinstrument. Schnellere Abschlüsse bedeuten weniger Stress und Überstunden, das Controlling Team kann sich wieder auf wertschöpfende Aufgaben fokussieren, anstatt Zahlen zusammenzustoppeln.
Kein Frühwarnsystem, fahren ohne Radar
Die Wirtschaftslage kann sich abrupt ändern, umso wichtiger ist ein Frühwarnsystem im Unternehmen. Doch viele Mittelständler verzichten noch immer darauf, leading indicators und Risiken aktiv zu monitoren. Der CFO erfährt Probleme oft erst, wenn sie sich bereits in den Finanzzahlen manifestiert haben. Das ist, als ob man bei Sturm ohne Radar fliegt, Überraschungen sind vorprogrammiert. Beispiele gibt es zuhauf, plötzlich brechen Aufträge weg, weil ein Großkunde insolvent wurde und man sieht es erst im Umsatzreport Wochen später. Oder die Produktion steht still, weil ein kritisches Bauteil fehlt, bemerkbar erst in der Kostenabweichung am Monatsende. Ohne ein vorausschauendes Controlling bleibt man immer einen Schritt hinterher.
Die Ursache ist, man konzentriert sich ausschließlich auf Nach-Kennzahlen (Umsatz, Gewinn, Kosten nach Periodenabschluss), fehlen proaktive Indikatoren. Oft mangelt es an der technischen Umsetzung. Es gibt kein Dashboard, das Echtzeit Indikatoren anzeigt, oder keine Kultur, regelmäßig vorauszuschauen. Vielleicht scheut man auch den Aufwand für Prognose Tools oder Analytics. Auswirkung ist, das Unternehmen läuft Gefahr, von Entwicklungen überrascht zu werden, seien es Marktveränderungen, Qualitätsprobleme oder Liquiditätsengpässe. Reaktionen kommen dann zu spät oder im Krisenmodus. Das kann im Worst Case die Existenz bedrohen, wenn Trends zu spät erkannt werden.
Eine Lösung wäre, dass schrittweise baue eines Frühwarnsystems. Das muss kein teures Großprojekt sein, es geht um Prinzipien. Identifizieren Sie zunächst die Frühindikatoren, die für Ihr Geschäftsmodell relevant sind. Das könnten z. B. Auftragseingang, Angebot-Hit-Rate, Lagerbestände oder Produktionskennzahlen wie Ausschussquote und Maschinenauslastung sein. Visualisieren Sie diese Produktionskennzahlen und weiteren Schlüsseldaten am besten in Echtzeit, z. B. in einem Online Dashboard, so machen Sie verborgene Trends sichtbar („Produktionskennzahlen visualisieren“ ist hier mehr als ein Buzzword, es ist Ihr Blick auf die Fabrikhalle). Legen Sie klare Grenzwerte fest, bei deren Über- oder Unterschreitung Alarm geschlagen wird. Moderne BI Systeme können automatische Benachrichtigungen senden, wenn Kennzahlen kritische Schwellen brechen. So ein “Radar” warnt Sie z. B., wenn die Auftragslage um mehr als 10 % vom Plan abweicht oder wenn die Liquiditätsreserve unter eine Schwelle fällt. Viele mittelständische Unternehmen haben den Nutzen erkannt, 65 % befinden sich im Aufbau eines Risiko- und Frühwarnsystems. Auch Predictive Analytics hält Einzug, 38 % der CFOs planen bereits den Einsatz von KI Tools für Prognosen. Das zeigt, die Zeit der reinen Vergangenheitsanalyse ist vorbei. Transparenz im Controlling bedeutet heute auch, nach vorn zu schauen. Wenn Ihr Reporting nicht nur Ist-Zahlen liefert, sondern auch die Zukunft antizipiert, wechseln Sie vom Reagieren zum Agieren.
(Zwischenfazit: Ein CFO sollte nie „auf Sicht“ und schon gar nicht blind fliegen müssen. Ein Frühwarnsystem, ob durch Kennzahlencockpit, Szenario Analysen oder KI Prognosen, ist wie ein Radar, das Turbulenzen erkennt, bevor man hineingerät.)
Ausweg, Transparenz gewinnen durch Fokus und Automatisierung
Nach der Analyse der Probleme stellt sich die Frage, “wie können CFOs im Mittelstand konkret gegensteuern?” Die gute Nachricht, es braucht keine Magie, sondern vor allem den Mut, eingefahrene Pfade zu verlassen. Hier einige Best Practices und verständliche Empfehlungen, um vom Blindflug ins Cockpit zu wechseln.
KPI Ballast abwerfen
Überprüfen Sie kritisch Ihre vorhandenen Kennzahlen. Welche davon sind wirklich steuerungsrelevant? Fokussieren Sie sich auf die Kennzahlen, die Ihren Unternehmenserfolg maßgeblich treiben, und priorisieren Sie diese KPIs. Weniger wichtige Metriken können Sie aussortieren oder in den Hintergrund rücken. Ein schlankes Kennzahlenset schafft Klarheit und nimmt dem Management die Angst, etwas zu übersehen. Qualität geht vor Quantität, das verhindert Bauchgefühl Entscheidungen und richtet den Blick auf das Wesentliche.
Dateninseln verknüpfen
Schaffen Sie ein zentrales Datenmodell, in dem alle Kerninformationen zusammenfließen. Ob durch eine BI Lösung, ein Data Warehouse oder clevere Schnittstellen, wichtig ist ein einheitlicher Datenhaushalt. So entstehen Transparenz im Controlling und ein gemeinsames Verständnis der Realität. Stundenlange Abstimmungen entfallen, wenn Vertrieb, Produktion und Finanzen im selben „Single Source of Truth“ System arbeiten. Einheitliche Stammdaten und definierte KPI Formeln stellen sicher, dass alle vom Gleichen sprechen.
Controlling automatisieren
Identifizieren Sie manuelle, wiederkehrende Prozesse, von der Datenerfassung bis zur Berichtserstellung und automatisieren Sie diese Schritt für Schritt. Das kann bedeuten, Reports, die sich per Knopfdruck aktualisieren, anstatt per Hand kopiert zu werden. Oder eine Automatisierung der Schnittstellen, damit niemand CSV Dateien exportieren und zusammenführen muss. Robotic Process Automation (RPA) kann z. B. Routineaufgaben in Excel eliminieren. Jede Stunde, die Sie durch Automatisierung einsparen, ist eine Stunde mehr für Analyse, Strategie und Reporting verbessern. Zudem reduziert Automation Fehlerquellen erheblich.
Echtzeit Cockpit einrichten
Setzen Sie auf Visualisierung und Dashboards, die Ihre priorisierten KPIs sowie wichtige operative Kennzahlen (z. B. Produktionskennzahlen) in Echtzeit abbilden. Ein gutes Cockpit zeigt Ihnen auf einen Blick, wo es Abweichungen gibt, rot, gelb, grün statt seitenlanger Tabellen. Dadurch verwandelt sich Ihr Reporting von einer Sammlung vergangenheitsorientierter Berichte in ein lebendiges Steuerungsinstrument. Benutzerfreundliche BI Tools machen es heute leicht, interaktive Charts und Ampeln zu erstellen, die sich bei neuen Daten automatisch aktualisieren. So haben Sie jederzeit den Finger am Puls Ihres Unternehmens.
Vorausschauend planen und warnen
Ergänzen Sie Ihr Standard Reporting um einen Blick nach vorn. Etablieren Sie einen Forecast Prozess, der z. B. quartalsweise die erwartete Geschäftsentwicklung abbildet, inkl. Best- und Worst-Case-Szenarien. Richten Sie Frühwarnindikatoren ein, die fortlaufend beobachtet werden (Auftragseingang, Marktpreise, Risiken). Definieren Sie Verantwortlichkeiten, wer bei negativen Trends Maßnahmen einleitet. Kurz, machen Sie Ihr Reporting prädiktiv. Die beste Datenbasis nützt wenig, wenn sie nicht genutzt wird, um die Zukunft zu formen.
Diese Maßnahmen sind kein Selbstzweck. Sie lösen die eingangs genannten Probleme und bringen spürbare Vorteile. Entscheidungen werden schneller und fundierter, weil verlässliche Daten sofort zur Hand sind. Das Unternehmen gewinnt an Agilität, da es Entwicklungen frühzeitig erkennt und proaktiv reagieren kann. Die Finanzabteilung selbst erlebt einen Kulturwandel, weg vom reinen „Zahlenzusammenfassen“ hin zum Business Partner auf Augenhöhe mit der Geschäftsführung. Studien bestätigen, dass CFOs verstärkt diese Rolle anstreben. Mit robusten Prozessen, klaren KPIs und automatisierten Tools im Rücken kann ein CFO strategische Impulse geben, statt sich im Tagesgeschäft aufzureiben.
Als Fazit können wir kanz klar festhalten, der CFO im Mittelstand steht an einem Wendepunkt. Excel Chaos, Dateninseln und Bauchgefühl müssen nicht länger den Takt vorgeben. Durch Fokus auf die richtigen Kennzahlen, Integration der Daten und Automatisierung der Abläufe entsteht ein durchgängiger Blick auf das Unternehmen, vom Rückspiegel bis zur Windschutzscheibe. Transparenz und vorausschauendes Denken schaffen Vertrauen in die Zahlen und eröffnen neue Handlungsspielräume.
Zum Schluss folgt ein Denkanstoß an Sie: “Was wäre, wenn Ihr Reporting nicht nur zurückblickt, sondern vorausschaut?”
