Wenn Excel zum täglichen Kampf wird
Montagmorgen, 8 Uhr. Der CFO eines mittelständischen Unternehmens öffnet zehn verschiedene Excel Dateien. Jede enthält einen Teil der Unternehmenszahlen, Umsatzprognosen hier, Kostenstellen dort. Ein Flickenteppich an Datenquellen muss mühsam zusammenkopiert werden. Bis alle manuell aktualisierten Tabellen stimmen, ist es Mittag. Die Geschäftsleitung wartet ungeduldig, doch im Excel Chaos verbergen sich Fehlerquellen und veraltete Zahlen. Kommt Ihnen das bekannt vor? Viele CFOs und Controller in mittelständischen Unternehmen kämpfen genau mit diesem Problem. Die Folge ist Frust, Zahlen Nebel statt klarer Erkenntnisse und Entscheidungen auf wackeliger Datenbasis. Dieser Beitrag zeigt, warum das so ist und wie Sie aus dem Excel Dilemma ausbrechen können. Lernen Sie, wie Excel Reporting automatisieren gelingt, welche Schritte für den Umstieg wichtig sind und wie Ihre Finanzabteilung dadurch endlich Zeit für das Wesentliche gewinnt.
Die typischen Probleme mit Excel im Reporting
Excel ist seit Jahrzehnten das Universalwerkzeug für Controlling und Reporting. Doch im Mittelstand stößt es zunehmend an Grenzen. Typische Probleme, die Excel Reporting zum Hindernis machen, sind vielfältig und im Folgenden kurz erläutert.
Hoher manueller Aufwand & Fehleranfälligkeit
Daten werden aus verschiedenen Systemen exportiert und von Hand in Excel zusammengefügt. Dabei schleichen sich leicht Fehler ein, tatsächlich zeigen Studien, dass nahezu 90 % aller Tabellenkalkulationen Fehler enthalten. Ein Tippfehler oder eine falsche Formel kann zu falschen Reports führen.
Versionenchaos & Intransparenz
Mehrere Mitarbeitende arbeiten an unterschiedlichen Excel Files. Am Ende kursieren verschiedene Versionen desselben Reports per E-Mail. Laut einer Studie versenden immer noch 62 % der Mittelständler ihre Daten manuell per E-Mail. Da wird es schwer, die Transparenz zu bewahren und eine „Single Source of Truth“ sicherzustellen.
Kein Echtzeit Zugriff auf Kennzahlen
Excel Dateien sind Snapshots. Bis Zahlen aktualisiert und verteilt sind, vergehen Stunden oder Tage. Führungskräfte erhalten Berichte mit Verzögerung statt Bericht per Klick. Das erschwert schnelle Entscheidungen in dynamischen Marktumfeldern.
Schwierige Integration mehrerer Datenquellen
Finanzdaten, Vertriebszahlen, Produktionskennzahlen, all das liegt oft in separaten Excels. Dieser Flickenteppich an Datenquellen führt zu Lücken und Widersprüchen. Unterschiedliche Datenformate und fehlende Schnittstellen bedeuten viel manuelle Nacharbeit, damit überhaupt ein Gesamtbild entsteht.
Limitierte Analyse Möglichkeiten
Komplexe Analysen (z.B. Adhoc Auswertungen, Drill Downs, etc.) sind in Excel umständlich. Große Datenmengen bringen Excel schnell an Leistungsgrenzen. Mitarbeiter verbringen mehr Zeit mit Datenaufbereitung als mit Datenanalyse, das eigentliche Reporting verbessern bleibt auf der Strecke.
(Zwischenfazit: Excel mag vertraut sein, doch für das Unternehmens Reporting bringt es erhebliche Nachteile. Excel Chaos und Handarbeit kosten Zeit, bergen Fehler und lassen im entscheidenden Moment Fragen offen.)
Warum der Mittelstand trotzdem an Excel festhält und warum das gefährlich ist
Trotz dieser Probleme klammern sich viele mittelständische Firmen an ihre Excel Tabellen. Warum? Excel ist überall verfügbar, die Lizenz „kostet nichts extra“ und Mitarbeitende sind damit vertraut.
Gewohnheit und Komfortzone
Controller haben über Jahre knifflige Excel Sheets aufgebaut, mit Makros und Formeln, die „irgendwie funktionieren“. Man verlässt ungern einen Ansatz, der lange Zeit Ergebnisse geliefert hat, nach dem Motto “Never change a running system“. Zudem scheuen Mittelständler oft die vermeintlich hohen Kosten und den Aufwand einer neuen BI Lösung. Die Angst vor Überforderung und langen IT Projekten führt dazu, dass Excel Alternativen im Mittelstand kaum evaluiert werden.
Doch die Treue zu Excel ist riskant. Die versteckten Kosten und Gefahren werden leicht unterschätzt. Ein falscher Report wegen eines Formelfehlers kann fatale Entscheidungen nach sich ziehen. Studien belegen, dass 66 % der mittelständischen Unternehmen Excel für ihre Controlling Berichte nutzen und entsprechend manuelle Prozesse pflegen. Gleichzeitig nutzen nur 24 % Business Intelligence Lösungen für datengestützte Aufgaben. Diese Lücke bedeutet, wer weiterhin auf manuelles Excel setzt, bleibt hinter den Möglichkeiten zurück.
Hinzu kommen steigende Anforderungen an das Reporting. Ein aktuelles Beispiel ist die EU CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), die auch den Mittelstand zu umfangreicher Nachhaltigkeits Berichterstattung verpflichtet. Ein PwC Experte warnt, es wäre ein „erheblicher strategischer Fehler“, jetzt auf altbewährte Tools wie Excel zu vertrauen, um solche neuen Pflichten zu erfüllen. Unternehmen, die ihre Digitalisierung vernachlässigt haben, geraten ins Hintertreffen. Fehlende Automatisierung im Reporting ist also nicht nur ein Effizienzproblem, es kann zur echten Gefahr für Compliance und Wettbewerbsfähigkeit werden.
(Zwischenfazit: Am Excel festzuhalten, fühlt sich bequem an, ist aber trügerisch. Die Welt dreht sich weiter und Reporting auf Knopfdruck wird zum neuen Standard. Mittelständler, die zu lange zögern, riskieren Datenchaos, Fehlentscheidungen und verpassen Chancen zur Verbesserung.)
Excel Reporting automatisieren, die Prinzipien hinter dem Umstieg
Der Ausweg aus der Excel Falle führt zu automatisiertem Reporting. Doch wie gelingt der Umstieg konkret? Wichtig sind einige grundlegende Prinzipien und Schritte, die den Wechsel erleichtern.
1. Zielbild und Anforderungen definieren
Am Anfang steht die Frage: “Was soll durch das Reporting erreicht werden?” Skizzieren Sie ein klares Zielbild. Überlegen Sie, welche Kennzahlen und Berichte wirklich gebraucht werden und wer sie nutzen wird. Vielleicht wollen Sie schnellere Monatsabschlüsse, täglich aktuelle Vertriebs Dashboards oder mehr Detailtiefe in der Kostenanalyse. Halten Sie diese Anforderungen fest. Dieses Zielbild gibt die Richtung vor und hilft, alle Beteiligten ins Boot zu holen.
2. Datenbasis und Prozesse aufräumen
Automatisiertes Reporting funktioniert nur mit sauberer Datenbasis. Machen Sie eine Dateninventur. Dazu gehören Fragen wie, “Welche Datenquellen gibt es (ERP, CRM, Buchhaltung, Excel Sheets etc.)?” oder “Wo entstehen Medienbrüche?” Standardisieren Sie die Daten, bevor sie in ein neues System fließen, das beinhaltet einheitliche Definitionen für Kennzahlen, konsistente Stammdaten, Klärung von Verantwortlichkeiten. Gegebenenfalls müssen Daten aus verschiedenen Quellen in einer zentralen Datenbank oder einem Data Warehouse zusammengeführt werden. Dieser Schritt beseitigt den Flickenteppich an Datenquellen und stellt sicher, dass alle vom gleichen Zahlenmaterial ausgehen.
3. Die richtigen Tools und Partner wählen
Im nächsten Schritt geht es um die Excel Alternative selbst. Für mittelständische Unternehmen gibt es heute eine Vielzahl von BI Tools und Reporting Lösungen, von Self Service BI (z.B. Microsoft Power BI, Tableau) bis hin zu integrierten CPM Systemen (Corporate Performance Management). Wichtig ist, eine Lösung zu wählen, die zu Ihrem Unternehmen passt, skalierbar, aber nicht überdimensioniert; intuitiv, damit Controlling und Fachbereiche sie akzeptieren. Ziehen Sie ggf. externe Experten hinzu oder tauschen Sie sich mit ähnlichen Firmen aus. Was hat dort funktioniert? Denken Sie daran, dass Excel Reporting automatisieren nicht heißt, Excel komplett zu verbannen, viele moderne BI Lösungen bieten Excel-Exports oder -Add-Ins an, um den Übergang sanft zu gestalten.
4. Schrittweise Einführung und Pilotprojekte
Vermeiden Sie die Überforderung durch einen Big Bang. Starten Sie mit einem Pilotprojekt in einem begrenzten Bereich. Zum Beispiel automatisieren Sie zunächst das Reporting für einen Geschäftsbereich oder einen bestimmten Bericht (etwa den Monatsbericht der Finanzabteilung). Nutzen Sie echte Daten und lassen Sie das neue System parallel zu Excel laufen, bis es sich bewährt. Diese Pilotphase schafft Vertrauen in die neue Lösung und liefert Quick Wins, die Sie intern kommunizieren können („Schaut her, der Vertriebsreport kommt jetzt per Klick statt nach drei Tagen.“). Schulen Sie die Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen Tool, Veränderung gelingt nämlich nur, wenn auch Ihr Team mitzieht.
5. Rollout und Change Management
Nach erfolgreichen Piloten rollen Sie das automatisierte Reporting auf weitere Bereiche aus. Wichtig ist dabei das oft übersehene Change Management. Kommunizieren Sie frühzeitig die Vorteile der neuen Lösung z.B. mit mehr Zeit für Analyse statt für Datensuche, geringere Fehlerquoten, spannendere Aufgaben für die Controlling Mitarbeitenden. Beziehen Sie Key User ein, die als Multiplikatoren fungieren. Bieten Sie Support und halte Sie Feedback Schleifen, um das System laufend zu verbessern. Auch nach dem Go Live gilt kontinuierlich das Reporting zu verbessern. Passen Sie Berichte an neue Anforderungen an, erweitern Sie Dashboards schrittweise. So wächst das System mit Ihrem Unternehmen mit, und die Belegschaft lernt nach und nach, die neuen Werkzeuge optimal zu nutzen.
Vorher/ Nachher, So sieht der Unterschied aus
Wie verändert sich der Arbeitsalltag, wenn ein mittelständisches Unternehmen den Sprung vom Excel Wust zum automatisierten Reporting schafft? Ein anschaulicher Vorher/Nachher Vergleich.
Vorher mit Excel Chaos und Insel Lösungen
Im „Vorher“ Zustand herrscht Excel Chaos. Ein Zahlen Nebel liegt über dem Unternehmen. Berichte werden in letzter Minute aus zig Dateien zusammenkopiert. Der Monatsabschluss bedeutet Nachtschichten für das Controlling Team. Jeder Report ist eine Sonderanfertigung; wenn der CFO eine neue Kennzahl sehen will, kostet das Stunden oder Tage, weil erst jemand ein Excel Modell umbauen muss. Daten liegen verteilt auf mehrere Abteilungen, Vertrieb hat eigene Excel Listen, Produktion ihre Tabellen, Finance das ERP und exportiert nach Excel. Die Abstimmung gleicht detektivischer Kleinarbeit. Zudem schwingt ständig die Unsicherheit mit: „Sind die Zahlen in dieser Präsentation wirklich korrekt und aktuell?“ Kurzum, vor der Automatisierung kämpft man mit manuellen Routinen, und das Reporting fühlt sich an wie Stückwerk, nicht wie ein zuverlässiges Steuerungsinstrument.
Nachher existiert automatisiertes Reporting auf Knopfdruck
Im „Nachher“ Szenario dann die Verwandlung. Die Daten aus allen wichtigen Quellen fließen automatisch in eine zentrale Datenplattform. Auf dem Dashboard der BI Lösung sind die Kennzahlen tagesaktuell, Bericht per Klick statt per Copy & Paste. Der CFO und die Geschäftsleitung können jederzeit selbst Analysen fahren, Filter setzen, Details einsehen, ohne einen Controller dafür bemühen zu müssen. Die Finanzabteilung hat feste Report Termine, aber ohne Hektik. Viele Reports erstellen sich automatisch über Nacht und liegen morgens bereit. Änderungen in einer Datenquelle werden sofort in allen Auswertungen konsistent aktualisiert. Die Transparenz steigt deutlich. Jeder vertraut den Zahlen, weil klar ist, woher sie stammen und dass sie geprüft sind. Und das Controlling kann sich endlich seiner eigentlichen Mission widmen. Analysen liefern, Beratungsfunktion für die Führung übernehmen und strategische Fragen beantworten, statt als „Excel Datenknecht“ Zahlen hinterherzujagen.
(Zwischenfazit: Der Unterschied könnte kaum größer sein. Während vorher Excel Hektik und Unsicherheit den Ton angaben, herrscht nachher Übersicht und Vertrauen in die Daten. Aus stundenlanger Bastelei wird echte Wertschöpfung durch Erkenntnisse.)
Wie der Umstieg im Mittelstand gelingt, auch ohne Überforderung
Gerade mittelständische Unternehmen zögern oft, solche Veränderungen anzugehen, zu groß scheint der Berg. Doch der Umstieg im Mittelstand kann gelingen, wenn man realistisch plant und die Menschen mitnimmt. Hier einige Best Practices, damit die Automatisierung des Reportings nicht zur Überforderung wird.
Top Management Support
Stellen Sie sicher, dass Geschäftsführung und ggf. Eigentümer hinter dem Projekt stehen. Wenn CFO und CEO selbst den Nutzen sehen, bekommt das Thema Priorität und Ressourcen.
Realistische Planung
“Rome wasn’t built in a day” und Ihr neues Reporting auch nicht. Setzen Sie klare, erreichbare Meilensteine (z.B. „Bis Q2 ist der Finanzbericht automatisiert, bis Q4 folgen Vertrieb und Produktion“). So behält das Team den Überblick und Erfolge werden sichtbar gefeiert.
Inhouse KnowHow nutzen & erweitern
Binden Sie Ihre IT und datenerfahrene Kollegen aus Fachabteilungen ein. Oft gibt es im Unternehmen bereits „Excel Power User“, die großes Verständnis für die Daten haben. Schulen Sie diese zu BI Experten weiter. Gleichzeitig kann externe Unterstützung (Berater oder der Anbieter der BI Software) wertvolle Hilfe leisten, speziell in der Startphase.
Schritt für Schritt vorgehen
Wie schon oben beschrieben, fangen Sie klein an. Excel Reporting automatisieren heißt nicht, morgen alles über Bord zu werfen. Vielleicht behalten Sie anfangs einige nicht kritische Reports weiter in Excel, bis das Kern Reporting steht. Reduzieren Sie Komplexität, indem Sie zuerst die Bereiche mit dem größten Pain angehen (oft das Finanzreporting). Erfolgserlebnisse motivieren für die nächsten Etappen.
Kultur und Change ernst nehmen
Neue Tools allein lösen keine Probleme, wenn die Kultur nicht mitzieht. Ermutigen Sie eine Datenkultur, in der Fakten statt Bauchgefühl entscheiden und in der Mitarbeiter keine Angst haben, von Excel auf neue Tools umzusteigen. Zeigen Sie Verständnis für die Sorgen („Werde ich noch gebraucht, wenn alles automatisiert ist?“) und betonen Sie, dass die Mitarbeitenden durch Automatisierung wertvollere Rollen einnehmen können (Analyst statt Datensammler).
Langfristig denken
Nach dem Projekt ist vor dem Projekt. Halten Sie das Thema aktuell, indem Sie regelmäßig prüfen, ob Ihr Reporting noch den Unternehmenszielen entspricht. Neue Fragen vom Management? Dann bauen Sie die entsprechenden Kennzahlen ins System ein. Gesetzliche Änderungen (z.B. neue Anforderungen durch CSRD)? Ihr automatisiertes System lässt sich anpassen, bevor man wieder in alten Excel Mustern verfällt.
Kurz gesagt, der Umstiegt gelingt ohne Überforderung, wenn er als Prozess verstanden wird, mit Menschen, IT und Organisation im Einklang. Mittelständler haben hier sogar einen Vorteil, denn Sie sind oft agiler als Großkonzerne und können Veränderungen schneller umsetzen, wenn der Wille einmal da ist.
Fazit & Denkanstoß
Das manuelle Excel Gezerre im Reporting muss nicht das Schicksal Ihres Unternehmens sein. Selbst im Mittelstand gibt es praktikable Wege zu mehr Automatisierung, Transparenz und Effizienz im Berichtswesen. Die typischen Excel Probleme, von Fehleranfälligkeit bis Zeitverschwendung, lassen sich durch einen gezielten Umstieg auf moderne Reporting Lösungen überwinden. Wichtig ist, die Excel Alternativen nicht als Bedrohung, sondern als Chance zu sehen, für Ihr Team, das entlastet wird, und für Ihr Unternehmen, das bessere Entscheidungen auf Basis verlässlicher Daten treffen kann.
Am Ende steht die Frage: “Was wäre, wenn Ihre Reports nicht mehr nerven, sondern Antworten geben?”. Stellen Sie sich ein Reporting vor, das auf Knopfdruck klare Erkenntnisse liefert. Dieses Ziel ist erreichbar. Der Weg dorthin erfordert Mut und Planung, aber er lohnt sich. Denn im Gegensatz zum starren Excel Bericht von gestern kann ein modernes Reporting System heute die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens sichern. Lesen Sie Studien, tauschen Sie sich mit Experten aus und wagen Sie den ersten Schritt aus dem Excel Dickicht. Ihr Team und Ihre Zahlenwelt werden es Ihnen danken.
