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Mehrere Excel-Dateien im Umlauf, jede leicht anders, keiner weiß, welche Version stimmt. Du klickst dich durch Ordner, passt Zahlen an, schickst das Ding raus – aber bekommst dann doch wieder Rückfragen: „Woher kommt diese Zahl?“ oder „Ich hab hier was anderes.“
| Statt Entscheidungen zu treffen, verliert ihr euch in Versionsfragen und Excel-Detektivarbeit.
Das zieht sich durch viele mittelständische Unternehmen, aber ehrlicherweise liegt es nicht an mangelnder Kompetenz, sondern an fehlender Struktur. Deshalb hab dir ein paar ganz konkrete Hebel aufgeschrieben – einfache Schritte, mit denen du das Chaos sofort in den Griff bekommst.
Mehrere Excel-Versionen – keiner weiß, was stimmt
Jeder arbeitet mit einer anderen Datei. Versionen fliegen kreuz und quer durchs System, Regeln zur Ablage werden ignoriert. Ergebnis: keiner weiß, welche Zahl stimmt.
Diskussionen über Zahlen statt Entscheidungen
Im Termin wird nicht entschieden, sondern gestritten: "Woher kommt diese Zahl?", "Wer hat die berechnet?", "Ist das Stand heute oder von letzter Woche?"
Jede Woche Stunden für Reporting
Manuelles Copy/Paste, Exporte, Kontrollen – Woche für Woche dieselbe Schleife. Frisst Zeit, kostet Nerven, aber bringt null Mehrwert.
Wissen hängt an Einzelpersonen
Wenn der eine Kollege fehlt, steht alles. Die Report-Logik liegt in seinem Kopf oder in einem privaten Ordner. Ohne ihn herrscht Panik und Stillstand.
Kein System, das Klarheit schafft
Jeder baut sich seine eigene Excel-Welt. Historisch gewachsen, schlecht dokumentiert – bis etwas geändert werden muss. Dann bricht alles zusammen.
3 Quick Wins, die dein Reporting sofort verbessern
Viele Reporting Probleme lassen sich nicht durch neue Tools lösen – sondern durch klare Strukturen, Verantwortlichkeiten und kleine, gezielte Änderungen. Hier sind drei pragmatische Hebel, die du noch diese Woche umsetzen kannst – ohne IT-Projekt, ohne Budgetfreigabe.
1. Transparentes Zahlenverständnis im ganzen Team schaffen
Stell dir vor, alle Abteilungen arbeiten mit denselben Zahlen – weil klar ist, woher die Daten kommen, wie sie berechnet werden und wer wofür verantwortlich ist.
Was es dafür braucht ist eine klare, gemeinsame Datenbasis:
- KPIs erfassen, Datenquellen & Berechnungen dokumentieren
- Nutzer und Relevanz pro KPI festhalten
- Überflüssige KPIs rausschmeißen, doppelte zusammenführen
👉 Jetzt unser bewährtes Excel-Template für die KPI-Bestandsaufnahme downloaden
2. Zentraler Ordner statt Excel-Mail-Chaos
Lege einen strukturierten Pfad wie "01_Reportings/Vertrieb" für jede Empfängergruppe in Teams oder SharePoint an:
- Nur eine Person (plus klar definierte Vertretung) hat Schreibrechte
- Reports werden versioniert abgelegt, z. B. "240619_Vertriebszahlen_Wochenbericht.xlsx"
- Alle anderen haben nur Leserechte
- Alte Versionen wandern in einen Archivordner, niemals wird etwas überschrieben
👉 Kein Versionschaos, kein Hin und Her per Mail, sondern eine verlässliche Quelle, der alle trauen können.
3. Automatisiere deinen Wochenstart mit Power Query
Viele kennen Power Query nicht – obwohl es standardmäßig in Excel integriert ist und wahnsinnig viel manuelle Arbeit ersparen kann.
Mit Power Query kannst du:
- Daten automatisch aus anderen Excel-Dateien, Datenbanken oder APIs abrufen
- Tabellen vorverarbeiten, filtern und zusammenführen
- deine Reports per Klick aktualisieren – ganz ohne Copy/Paste oder Formelfehler
Das spart dir jede Woche Stunden an nerviger Fleißarbeit und reduziert Fehler erheblich – vor allem, wenn du regelmäßig die gleichen Reports pflegst.
👉 Einmal eingerichtet, aktualisiert sich dein Reporting mit einem Klick.
Was sagen EvarLink Kunden?
Die Zusammenarbeit mit EvarLink ist für uns extrem wertvoll – bei sieben Standorten, 23 Ärzten und zusätzlichem Personal wurde unser Excel Reporting schnell chaotisch. Jede Auswertung bedeutete Excel Chaos und viele offene Fragen.
Heute haben wir dank der Hilfe von EvarLink absolute Transparenz. Alle relevanten Zahlen zu Umsatz, Auslastung und Kosten sehen wir jetzt auf Knopfdruck – standortübergreifend und jederzeit aktuell. Damit sparen wir jede Woche rund 10 Stunden Arbeit und können uns endlich auf Entscheidungen statt Diskussionen konzentrieren.
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Lass uns gerne unverbindlich deine Painpoints analysieren und erste Quick Wins ableiten.
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